Notre approche de l'évaluation ESSMS

Évaluer c’est porter un jugement de valeur sur la qualité d’un accompagnement, d’une prise en charge. Il s’agit pour l’évaluateur de mesurer les écarts entre un référentiel et une réalité constatée.
L’évaluation est pensée comme un outil d’aide à la décision permettant d’améliorer la stratégie développée et les modes opératoires. L’évaluation doit être un plus pour les acteurs des organismes évalués et en premier lieu leurs pilotes. Elle permet également aux autorités de tarification et de contrôle une évaluation des performances de l’organisme inspecté.
Ce qui amène l’établissement et/ou le service à s’engager dans un processus collectif de qualité qui amène à interroger les habitudes, Le regard extérieur que constitue l’évaluation favorise l’analyse du fonctionnement de l’organisation et les résultats obtenus en même temps qu’il doit permettre un enrichissement des pratiques. Il constitue également un outil visant à alerter en cas de dysfonctionnement.
Par ailleurs, comme cela avait pu être spécifié dans le cahier des charges relatif à l’évaluation externe des ESSMS, formalisé dans le Décret n°2007-975 du 15 mai 2007, « l’évaluation doit viser la production de connaissances et d’analyses. Cette évaluation doit permettre de porter une appréciation qui s’inscrit dans une logique d’intervention et d’aide à la décision (…). L’évaluation est distincte du contrôle des normes en vigueur. Elle se distingue également de la certification. ».
Dans un objectif d’amélioration du dispositif d’évaluation, la loi du 24 juillet 2019, relative à l’organisation et à la transformation du système de santé (article 75), fait entrer l’évaluation des ESSMS dans une nouvelle étape et modifie l’article L. 312-8 du Code de l’action sociale et des familles (CASF) qui dispose : « Dans un objectif d’amélioration continue de la qualité, les établissements et services mentionnés à l’article L. 312-1 évaluent et font procéder à l’évaluation de la qualité des prestations qu’ils délivrent selon une procédure élaborée par la Haute Autorité de santé mentionnée à l’article L. 161-37 du Code de la sécurité sociale… ».

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    Comment se déroule l'évaluation

    Liste des pièces

    Après la prise de contact, nous vous transmettrons la liste des pièces à fournir

    Analyse documentaire

    Une fois les documents reçus nous effectuons une analyse de vos documents

    Evaluation sur site

    Réalisation de l’évaluation au sein de votre organisme

    Pré rapport

    Envoi d’un pré rapport

    Etude

    Lecture et étude relatives à vos observations et remarques

    Rapport

    Transmission du rapport d’évaluation et envoi par l’organisme de celui ci aux autorités respectives

    Méthode d'évaluation en 3 axes

    Accompagné traceur
    La méthode de l’accompagné traceur est centrée sur l’analyse de l’accompagnement d’une personne accompagnée par la structure évaluée. Elle permet, à partir du croisement de l’expérience de la personne et des professionnels qui l’accompagnent, d’apprécier la qualité des pratiques au quotidien. Elle sera utilisée pour évaluer tous les critères du chapitre 1 du référentiel de la HAS.

    Traceur ciblé
    La méthode du traceur ciblé est centrée sur l’entretien avec les professionnels pour évaluer la mise en œuvre d’un processus sur le terrain, ainsi que sa maîtrise. L’évaluation part du terrain pour remonter vers le processus. Elle sera utilisée pour évaluer tous les critères du chapitre 2 du référentiel de la HAS.

    Audit système
    La méthode de l’audit système permet d’évaluer l’organisation de l’ESSMS pour s’assurer de la maîtrise des processus mis en œuvre et de sa capacité à atteindre les objectifs, grâce à un regard croisé de la gouvernance de l’ESSMS et des professionnels de terrain. Elle sera utilisée pour évaluer tous les critères du chapitre 3 du référentiel de la HAS.
    Chacun des critères du chapitre considéré est évalué au travers de la méthode d’évaluation retenue, grâce à différents moyens à déployer :
    – Entretiens (personnes accompagnées, professionnels, gouvernance, CVS)
    – Revue documentaire
    – Observations

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    Procédure d'évaluation en 10 étapes

    Réunion d’ouverture avec le(s) membre(s) de la gouvernance, l’encadrement (cadre, responsable de service, etc.) et toute autre personne que l’ESSMS souhaite associer et/ou le responsable qualité et, le cas échéant, avec les responsables concernés par le processus à évaluer

    Visite de la structure :
    Il s’agit de permettre à l’équipe d’intervenants mobilisés d’appréhender la structure, son fonctionnement et son organisation ;
    – d’identifier les lieux et supports d’information mis en place par l’ESSMS, les conditions d’accessibilité et de sécurisation des locaux ;
    – de recueillir toutes informations permettant d’alimenter les entretiens à venir.

    La démarche consiste à observer, questionner et collecter des éléments des informations nécessaires au déroulé de l’évaluation.

    Mise en œuvre des séquences du planning
    Il s’agit d’effectuer :
    – Des entretiens avec les personnes mobilisées au regard de chacune des séquences du planning (personnes accompagnées, professionnels, membres de la gouvernance, membres du CVS).
    – D’observer les processus et les activités.
    – D’effectuer un échantillonnage ciblé de documents (plusieurs dossiers), sur une période déterminée pour être le plus représentatif.
    – De passer en revue des documents.
    – D’examiner les enregistrements relatifs à chaque document
    – De recueillir des données qui décrivent et /ou prouvent les faits.
    – D’exploiter les preuves pour statuer sur la conformité au Référentiel de la HAS
    – …

    Clôture de la journée :
    Les constations posées, l’équipe d’intervenants se concerte à la fin de la journée de visite :
    – analyse des données récoltées lors des investigations menées ;
    – vérification de la formalisation des éléments de justification attendus ;
    – échanges sur les points forts et axes de progrès identifiés ;
    – échanges sur la nécessité de produire un/des formulaire(s) « critère impératif », formalisation de l’argumentaire et identification des investigations complémentaires éventuelles à mener ;
    – préparation du briefing du lendemain matin (points à restituer à l’ESSMS, demandes de précisions à la gouvernance, répartition des prises de parole entre intervenants).

    Le déroulé des différentes séquences de l’évaluation (référentiel et méthodes) est réparti entre les intervenants qui confrontent leurs regards en synthèse. Une revue est réalisée, a minima à chaque fin de journée. Si nécessaire (par exemple, retard, changement du le planning prévisionnel), le coordonnateur met en place des actions qu’il propose à son contact dans l’ESSMS pour approbation s’il le juge nécessaire.
    Le système de cotation se construit par étapes à partir de la cotation des éléments d’évaluation. À chaque niveau de calcul (critère, objectif, thématique, chapitre), la cotation est toujours ramenée à une note entre 1 et 4.

    Sur la base des grilles d’évaluation, les intervenants cotent chaque élément d’évaluation d’un critère. Les cotations possibles sont les suivantes :
    Cotation légende
    1 Le niveau attendu n’est pas du tout satisfaisant.
    2 Le niveau attendu n’est plutôt pas satisfaisant.
    3 Le niveau attendu est plutôt satisfaisant.
    4 Le niveau attendu est tout à fait satisfaisant.
    * Le niveau atteint est optimisé.
    NC L’ESSMS est non concerné par l’(les) élément(s) d’évaluation d’un critère.
    RI La personne accompagnée donne une réponse inadaptée à l’évaluateur (Chapitre 1).

    Chaque critère est noté selon le principe de cotation précisé ci-dessus. Pour les éléments d’évaluation côtés « NC », l’intervenant justifie systématiquement ce choix dans l’encadré correspondant sur la plateforme Synaé.

    Pour chaque critère noté 1 ou 2, l’intervenant rédige une observation.

    Par ailleurs, pour chaque critère impératif noté 1, 2 ou 3, un formulaire « Critère impératif » est complété par l’intervenant. L’élaboration du formulaire « critère impératif » peut nécessiter des investigations complémentaires. Pour ce faire, les intervenants peuvent rencontrer et échanger avec toute personne ou instance permettant de compléter les données recueillies et de récupérer des éléments d’information complémentaires.

    Les intervenants doivent impérativement en faire état à la gouvernance, lors de la synthèse quotidienne.

    Le(les) formulaire(s) « critère impératif » complété(s) est(sont) intégré(s) au rapport d’évaluation qui sera remis par l’organisme à l’ESSMS.
    Les différentes grilles complétées lors des entretiens sont enregistrées sur la plateforme Synaé puis regroupées pour ne faire apparaître qu’une seule cotation calculée à partir de la moyenne des cotations attribuées pour chaque élément d’évaluation de chacune des grilles.

    Le dernier jour :
    – analyse des données récoltées lors des différentes investigations ;
    – identification des points à restituer à l’ESSMS ;
    – répartition des prises de parole entre intervenants.

    Débriefing du matin
    Le débriefing du matin vise à :
    – présenter les éléments de dysfonctionnement observés, voire de motifs d’alerte et des investigations complémentaires nécessaires ;
    – répondre aux demandes de précisions éventuelles.

    Bilan de fin de visite :
    La réunion de clôture est organisée par le responsable de l’équipe d’intervenants, en présence dans la mesure du possible, de toutes les personnes présentes lors de la réunion d’ouverture.
    – présenter les principaux résultats de la visite d’évaluation de l’ESSMS ;
    – faire un focus sur les points forts et les axes de progrès identifiés ;
    – présenter les prochaines échéances.
    – informer le client sur les processus de traitement des plaintes et d’appel.
    Un émargement des personnes présentes à cette réunion de clôture est fait sur le formulaire de réunion de clôture.
    Le client doit avoir la possibilité de poser des questions. Les divergences d’opinion sur les constats ou les conclusions de l’évaluation entre l’équipe d’intervenants et le client doivent faire l’objet d’une discussion et dans la mesure du possible, doivent être résolues. Les divergences d’opinion qui n’ont pas pu être résolues sont enregistrées sur le rapport et transmises à QOANIX.

    Le rapport d’évaluation :
    Au plus tard un mois après la visite d’évaluation, le rapport d’évaluation est transmis par l’organisme à l’ESSMS via la plateforme Synaé.
    Il reprend l’ensemble des données recueillies et répertoriées sur la plateforme Synaé.
    Il vise à mettre en exergue le niveau de qualité atteint par l’ESSMS évalué, par la mise en relief de la cotation des éléments d’évaluation du référentiel. Il présente une représentation graphique des résultats pour en faciliter la lecture au niveau global, par chapitres et par thématiques.
    Les différentes parties qui composent le rapport d’évaluation sont :
    – la présentation de l’ESSMS évalué ;
    – la cotation des différents critères et objectifs du référentiel ;
    – un focus sur les critères impératifs ;
    – une synthèse par chapitre des différentes thématiques du référentiel d’évaluation ;
    – le niveau global atteint par l’ESSMS ;
    – les observations émises par l’ESSMS.

    Transmission du rapport :
    Le rapport est automatiquement généré par la plateforme Synaé à partir des éléments saisis par les intervenants de Qoanix et les observations rédigées par l’ESSMS.

    L’ESSMS dispose de 1 mois à compter de la réception du rapport pour rédiger ses observations (via la plateforme Synaé) et les retourner à Qoanix. Un plan d’actions spécifique est précisé par l’ESSMS sur chaque formulaire « Critère impératif ».
    Qoanix, après réception des observations de l’ESSMS, procède à la clôture du rapport d’évaluation selon le modèle HAS et le communique définitivement à l’ESSMS (via la plateforme Synaé).

    – Système d’information « Plateforme SYNAE » permet aux ESSMS :

    de réaliser des auto-évaluations en reprenant l’ensemble des critères du référentiel qui leur sont applicables,
    d’extraire les résultats de l’auto-évaluation pour alimenter leur plan d’actions d’amélioration de la qualité.
    De génèrer automatiquement des grilles d’évaluation par catégorie d’ESSMS avec une sélection des critères applicables : le champ d’application des critères sera directement associé à la catégorie FINESS de l’ESSMS évalué.

    Pour faciliter l’utilisation de SYNAE, un guide utilisateur https://www.has-sante.fr/upload/docs/application/pdf/2022-10/2022_10_10_guidesynae_evaluation.pdf
    est mis à votre disposition.

    Tarifs et durée

    Durée sur la mission
    Sur la base des informations communiquées par le client, QOANIX établit une proposition comportant :
    – La description des prestations (évaluation), la durée, le coût, le ou les site(s) à évaluer,

    Compte tenu des typologies d’établissements et de services et de leur effectifs salariés et public concerné, nous modélisons des durées-types de missions pour maîtriser notre intervention au plus près de vos besoins, avec un minimum de jours sur site, les missions comportent également des missions hors site (rédaction) calibrées au plus juste.

    Ces aspects peuvent être affinés avec l’ESSMS par la suite pour revoir au plus juste nos volumes d’interventions.

    Tarif sur demande

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    1. La demande de candidature
    2. La proposition commerciale, si accord
    3. La transmission du programme du visite
    4. Analyse documentaire
    5. Évaluation sur site
    6. Rapport d’évaluation
    7. Clôture du rapport d’évaluation
    8. Certification
    Au terme de la mission d’évaluation, il est délivré un certificat
    - La transmission du DIRESSMS – Demande d’information relatives à l’ESSMS - La revue de la demande
    - La signature du contrat de prestation avec transmission : - Du nom et profil des intervenants - Les dates de la visite d’évaluation
    - Le nombre d’accompagnés traceurs que les intervenants seront amenés à rencontrer
    Un mois avant la visite d’évaluation, l'organisme gestionnaire s'engage à donner en version numérique si possible une première liste de documents et d'informations nécessaires à la bonne compréhension de la structure

    Mentions règlementaires

    Mentions légales

    Politique de confidentialité

    Conditions générales

    Politique des cookies